La relación entre el nivel de inventarios y la incertidumbre en la comercializacion de productos agroalimentarios

Se debe comenzar este artículo señalando que una fuente importante de incertidumbre en el sector agrícola, deriva del hecho de que las empresas encargadas de la comercialización, al igual que las empresas agrícolas y agroindustriales, carecen en la mayoría de los casos, de los mecanismos para pronosticar, con la exactitud requerida, el comportamiento real de la demanda de los distintos productos, aspecto que genera dificultades de índole logístico y económico, relacionadas sobre todo, con el manejo de los inventarios. Analicemos con detalle ese aspecto.

Como se sabe, la demanda constituye una variable estratégica para cada uno de los agentes económicos situados en una cadena de suministros, porque ésta suele ser el “motor” que dinamiza sus más importantes actividades.

Para el caso específico de los distribuidores minoristas, el conocimiento exacto de dicha demanda permite determinar, con precisión, el nivel de inventarios requeridos de cada producto para evitar problemas de desabastecimiento, o de exceso de inventarios, en los puntos de venta. Así, un incremento de la referida incertidumbre tiene incidencia directa en el aumento de dichos inventarios en los puntos de venta y, como consecuencia, en los costos por concepto de capital, derivados del mantenimiento de stocks y de las consecuentes pérdidas de esos productos, que en gran parte son perecederos.

Es importante señalar en esta parte, que si la referida demanda de los bienes alimentarios por parte de los consumidores finales fuese constante a través del tiempo, los distribuidores minoristas pudieran ajustar, con exactitud, su nivel de inventarios a sus necesidades particulares. Esa demanda constante de los  consumidores finales se traduciría en una demanda también constante desde los distribuidores minoristas hacia los agentes “aguas arriba”, lo que originaría un ajuste  prácticamente perfecto entre la producción de cada uno de los eslabones de la cadena de suministro con sus respectivas demandas. El problema surge, precisamente, en  que la demanda por parte del consumidor fínal no es constante, sino que por el contrario, sufre variaciones difíciles de estimar con exactitud. Esas variaciones, tal  como se ha comentado, elevan la incertidumbre a lo largo de todo el sistema de distribución alimentaria.

Para disminuir esa incertidumbre de la demanda e intentar mantener niveles adecuados de inventarios, cada uno de los eslabones de la cadena de agregación de valor  intenta pronosticar la demanda que realizarán sus respectivos clientes, observando órdenes pasadas (o históricas). Pero el problema consiste en que, a excepción de los detallistas, dichas órdenes no se basan en la verdadera demanda del consumidor final, sino en la demanda de los clientes intermedios.

Para ilustrar por medio de un ejemplo, las ordenes recibidas por las empresas agroindustriales reflejan los pedidos de los agentes mayoristas, y los pedidos de este último, a su vez, contienen información sobre los detallistas. Pero las empresas agroindustriales no manejan información sobre la verdadera demanda del consumidor  final. De allí que cualquier distorsión que sufra la demanda en algún punto de la cadena de comercialización, se incorpora en los pronósticos de los agentes “aguas  arriba”, con sus consiguientes efectos.

El inconveniente de ese método de pronóstico utilizado, consiste en que las referidas “órdenes” o pedidos anteriores, necesarias para realizar las estimaciones  por parte de cada uno de los agentes económicos, pueden contener a su vez valores que no se corresponden con la demanda real, pues para realizar dichos pedidos, los  respectivos agentes observan, tal como se ha comentado, órdenes o pedidos de sus clientes. De esa forma, la brecha que pudiera existir entre el pedido que realiza cada  uno de los agentes, y su verdadera demanda, se incorpora a los pronósticos realizados por las empresas “aguas arriba”, dando origen al fenómeno ampliamente estudiado  en la literatura económica, que recibe el nombre de “efecto látigo” (también denominado “efecto Forester” o “bullwhip effect”).

El mencionado efecto látigo consiste en una distorsión que sufre la demanda a lo largo de una cadena de suministro, desde el consumidor final hasta los  proveedores primarios, la cual es generalmente amplificada a través de distribuidores, fabricantes y proveedores, haciendo que se genere una parte importante de los  costos de dichas cadenas, derivados bien sea por excesos de inventarios o por interrupción de los suministros. En concreto, el “efecto látigo” se origina del hecho de  que cada eslabón de la cadena distorsiona la demanda del consumidor final o del cliente, de acuerdo con sus propias restricciones de capacidad, tiempos de suministro y  oportunidad.

Dicho de otra forma, el “efecto látigo” surge como consecuencia de las variaciones inesperadas que ocurren a lo largo de la cadena de suministro. Dichas  variaciones pueden proceder de dos fuentes fundamentales: a) del mercado, y, b) de la forma de actuar de los agentes.

La primera fuente de variaciones, es decir, aquella relacionada con el mercado, se origina básicamente debido a cambios momentáneos imprevistos en la demanda del  mercado, que superan la capacidad de ser atendidos autónomamente por los agentes minoristas, de manera que esos agentes trasladan “aguas arriba” sus necesidades de
productos, provocando unas expectativas muchas veces equivocadas en el resto de los actores de la cadena, dado el carácter momentáneo de dicha variación de la demanda.

La segunda fuente de variación, es decir, la procedente de la forma de actuar de los agentes, deriva a su vez de dos tipos distintos de causas: las provocadas por  prácticas logísticas inadecuadas (tal es el caso de retrasar pedidos, tener niveles de inventarios inapropiados, malas redes de comunicación, entre otros), y, las  debidas a actividades especulativas con afán de lucro o por “temor” al futuro.

Consideramos conveniente ilustrar por medio de un ejemplo algunas situaciones que son las más frecuentes. En ese sentido, muchas veces se presenta el “efecto  látigo”, debido a que los proveedores ofrecen descuentos o “promociones especiales”, que originan que ese proveedor logre vender a la empresa de la distribución,  mayores cantidades de un determinado producto durante ese período, que luego son mantenidas en inventario para no volver a comprar en los períodos siguientes.

Así mismo, es común que se presente el “efecto látigo”, por una política empresarial de “pedir 100 para que envíen 50”, utilizada por las empresas de la  distribución en situaciones en las que sospechan que el productor o distribuidor está racionando el producto por problemas de capacidad o por posibles cambios en los  precios de los insumos. En esos casos, aunque el riesgo al desabastecimiento pudiera ser pasajero, deja en la cadena de suministro información distorsionada que puede  tardar varios períodos en estabilizarse. Esa información distorsionada pasa al pronóstico de la demanda, y de allí al sistema de inventarios.

Cualquiera de las variaciones explicadas en los párrafos anteriores, pudiera originar falsas expectativas en los agentes económicos ubicados a lo largo de la  cadena de suministro, generando problemas de exceso de inventarios o de desabastecimiento. De esa forma, puede afirmarse que la dificultad de estimar con precisión la  demanda del mercado, genera altos niveles de incertidumbre en los agentes económicos de las cadenas de comercializacion de productos agricolas y alimentarios. Esa  incertidumbre, proviene no sólo de las variaciones ocurridas realmente en la referida demanda del mercado. Sino que muchas veces, las variaciones observadas son  producto de la actuación de los agentes económicos.

En ese sentido, dada la incertidumbre generada por la dificultad de estimar esa demanda, las empresas de la comercializacion prefieren trabajar, siempre que sus  capacidades físicas y financieras se los permitan, con niveles elevados de inventarios, pues aunque elevaba sus costos operativos, no genera los problemas de  insatisfacción y pérdida de clientes.

También se originan problemas en el pronóstico de la demanda, y por ende se incrementa la incertidumbre, por el hecho de que muchas empresas, utilizan un sistema  de “máximos y mínimos” en el manejo de sus inventarios; aspecto que implica que los pedidos de un cierto producto se generan cuando el nivel de stock del mismo se  encuentra en un determinado nivel mínimo o cercano a éste. De esa forma, el volumen solicitado al proveedor corresponde a la diferencia entre el nivel de stock  existente en un momento dado, y el máximo establecido para ese producto. Por consiguiente, el proveedor lo que observa son “lotes” de pedidos, en cierto momento del  mes o de la semana, en lugar de observar la demanda en tiempo real. Ese aspecto, tal como ha sido explicado, genera el “efecto látigo”.

La lógica que sustenta el pedir por “lotes”, no sólo está asociada al sistema de inventarios utilizados por muchas empresas de la distribución, sino también al  intento por parte de las empresas de reducir los costos de procesar órdenes de una forma más frecuente, de obtener descuentos por compras grandes, y de minimizar los  costos de transporte, ya que como se sabe, los costos medios de transportar pedidos grandes y poco frecuentes, son menores que aquellos derivados de pedidos pequeños y  con mayor frecuencia.

Sin embargo, a pesar de que las órdenes esporádicas y grandes implican menores costos medios, presentan el problema de que originan cambios bruscos en el  inventario y generan mayores costos de almacenamiento, debido a que la demanda real del consumidor final no sigue el mismo patrón de comportamiento de los pedidos. Como ese manejo que se realiza en el punto de venta se repite en los proveedores, el efecto se reproduce de manera cada vez más pronunciada a lo largo de la cadena de  comercializacion, originando altos niveles de inventarios en cada uno de sus eslabones, aspecto que, como es lógico pensar, eleva los costos de los productos.

Un tercer aspecto que eleva la incertidumbre en las empresas de la distribución alimentaria, está relacionado con el denominado tiempo de suministro. El tiempo de  suministro es el tiempo que transcurre desde que el consumidor adquiere un determinado producto, hasta el momento en el cual el mismo es reabastecido en el punto de  venta. Para comprender la forma en que el referido tiempo de suministro afecta la incertidumbre en las empresas de la distribución alimentaria, es necesario explicar  que dicho tiempo de suministro es el resultado, a su vez, de dos procesos: a) emitir la orden y hacerla llegar al proveedor y, b) recibir el pedido.

El primero de esos procesos depende directamente de la empresa de la distribución, específicamente, del sistema utilizado por la misma para realizar el  procesamiento de dicha orden. En ese sentido, dicho proceso comienza en la mayoría de las empresas, con la inspección visual de los anaqueles y los depósitos por  parte del personal de la empresa, y la posterior realización de los pedidos a los proveedores o mayoristas, de aquellos productos cuyos niveles de inventarios se  encuentran por debajo de un determinado umbral. Con esa técnica de procesamiento de las órdenes, es necesario tener un “gondolero” (nombre que se la da a la persona  encargada de esa actividad) revisando los niveles de mercancía en los puntos de venta, para luego elaborar un pedido. Ese aspecto, no sólo genera costos al utilizar  personal para ejercer esa actividad que no agrega valor al sistema, sino que, además, crea en muchas ocasiones pedidos sobredimensionados e incluso falta de producto  en los anaqueles, resultado de la posible ineficiencia del encargado al realizar dicha labor.

El segundo proceso, esto es, el recibir el pedido, depende en la mayoría de los casos del proveedor, de su proceso de despachar la orden y del sistema de  transporte utilizado, y vale decir, es en ese segundo momento en el que se generan los mayor es niveles de incertidumbre relacionados con el tiempo de suministro, ya  que como cada eslabón de la cadena es prácticamente “independiente” de los demás, ninguna empresa de la distribución puede asegurar que los proveedores los surtirán  de los productos en un determinado tiempo. Así, el tiempo de suministro no es constante, sino que depende de las condiciones del mercado.

La importancia del planteamiento anterior, es que tanto el tiempo de suministro promedio como su variabilidad, deben ser incorporados al pronóstico de la demanda  de los agentes de la distribución para calcular los inventarios. En ese sentido, a mayor tiempo de suministro promedio y mayor variabilidad en el mismo, será mayor el  inventario necesario para mantener un nivel específico de servicio al cliente, aspecto que, como se ha señalado, eleva los costos por concepto de capital y pérdidas de
productos.

Así, a la incertidumbre derivada de las frecuentes variaciones del precio y la calidad de los productos y de aquella proveniente de la dificultad de pronosticar  los niveles de demanda del mercado, se le adiciona la causada por el tiempo en que el proveedor repondrá los bienes adquiridos por el consumidor. La incertidumbre, de  esa forma, es un factor de gran importancia para las empresas encargadas de la comercializacion alimentaria.

Pero puede decirse en esta parte, que el mantenimiento de niveles importantes de productos en inventarios que se presenta en cada uno de los eslabones de la  cadena de comercializacion, tiene como objetivo principal, precisamente, mantener una “reserva” que ayuda a reducir los efectos de la incertidumbre de los precios, de  la demanda y de los tiempos de suministro. Dicho de otra forma, la estrategia utilizada para disminuir el efecto de la incertidumbre es precisamente, mantener niveles  elevados de inventarios.

En síntesis puede decirse que, la incertidumbre, aunque elevada, es disminuida por el efecto de los altos niveles de inventario.

No se puede cerrar este artículo, sin hacer mención al hecho de que las empresas “modernas” de la distribución alimentaria, a través de un cambio en sus  relaciones con los demás agentes económicos de la cadena de comercialización, han logrado superar, al menos en parte, algunos de los problemas mencionados. Este tema, será objeto de análisis en un artículo posterior.

Ing. Agr. Ricardo Castillo López. MSc. Dr.

universidadagricola.com

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