¿Qué puede hacer un ERP por mi empresa agrícola?

ERP y planificación en la empresa agrícola y agropecuaria.

La informática, definida como la automatización en el manejo de la información, ha generado miles y miles de programas computarizados aplicados a un campo determinado del conocimiento para lograr justamente la automatización de la información en dichos campos. Es así como existen programas estadísticos, que generan cálculos que, manualmente, pueden durar días y con una alta probabilidad de equivocación en el proceso; existen programas de manejo de imágenes con los que se puede identificar distintas coberturas vegetales e incluso niveles de sanidad que pueda tener un cultivo; existen software que permiten agendar eventos como lo es el mantenimiento preventivo de maquinaria, implementos agrícolas o plantas industriales, en fin, se pueden conseguir software que individualmente, contemplan variadas áreas del conocimiento. Aplicados a empresas, existen programas que facilitan llevar su contabilidad, otros que facilitan el manejo de la nómina, otros que facilitan el manejo de la producción, otros que facilitan la gestión de almacenes, etc.

En las empresas agrícolas, entendiendo el término agrícola de una manera amplia al considerar empresas dedicadas a la agricultura, o a la producción pecuaria, o a la transformación de los productos generados en la producción primaria (agrícola y pecuaria), es necesario tener el control de la mayor cantidad de variables que pueden influir sobre el resultado final de la gestión de la empresa, de tal manera de poder tomar las decisiones más apropiadas en una actividad que tiene un alto componente de incertidumbre tanto en el proceso productivo como en el mercado de sus productos, por lo cual existen un alto dinamismo en las decisiones a tomar: mientras más elementos estén bajo control más adecuada será la decisión. La falta de control en estas variables puede llevar al fracaso en la empresa como consecuencia de toma de decisiones inadecuadas, no ajustadas a la realidad productiva de la empresa.

En empresas pequeñas es relativamente fácil llevar el control de la producción, de los inventarios, de los costos de producción y de sus finanzas en general. Si tomamos como ejemplo una empresa agrícola en que se siembren anualmente 300 Has. de una única unidad de producción, primero con maíz y en el mismo año rotadas con soya, es relativamente sencillo tener información en tiempo real de los inventarios de los insumos y suministros requeridos para los procesos productivos, del costo real de la producción y de los impactos financieros que generen los procesos productivos. El abastecimiento de insumos para la siembra, desarrollo y cosecha de 300 Has. de maíz, y luego de soya, puede ubicarse en solo un almacén, y se pueden concentrar en 1 ó 2 grandes compras anuales. Al estar todo ubicado en solo 1 unidad de producción, es fácil conocer donde están ubicados los tractores, los implementos agrícolas, la cantidad de combustible que usan para cada operación de campo, la cantidad de semilla sembrada, la cantidad de fertilizante y agroquímicos aplicados, etc., todo esto nos permite una determinación bastante precisa del costo real de la operación productiva. La generación de productos se da solamente dos veces por año al cosechar maíz y al cosechar soya, por tanto son bastante predecibles los impactos financieros que se den en una empresa de estas características. Si tomamos como ejemplo una pequeña empresa lechera, con unas 50 vacas en producción, todas ubicadas en una única unidad de producción, es relativamente fácil tener el control sobre el inventario de los insumos requeridos para la empresa tales como alimentos balanceados, vitaminas, minerales y medicinas; la magnitud de las compras es relativamente pequeña, la producción de leche sale toda para un único comprador, y los costos reales son relativamente sencillos de calcular. Para este tipo de empresas pequeñas, en los que la integración entre las secciones logística y productiva con la sección financiera puede darse por llamadas telefónicas, SMS o correos electrónicos, el control puede llevarse con programas diseñados para operaciones genéricas en contabilidad, en producción, en finanzas, etc. Es decir, existirán equipos de personas altamente especializados en el manejo del software empleado para las finanzas, otros en el software de producción, otros en el software de contabilidad, y la comunicación entre ellos será mediante la solicitud de información de un equipo a otro vía SMS, correo electrónico o llamadas telefónicas. Este esquema, aun cuando ineficiente en el manejo de la información, definitivamente aplica solo para empresas pequeñas, con poca cantidad de actividades productivas que se dan en volúmenes relativamente pequeños. Empresas grandes, con altos volúmenes de producción y/o con variadas actividades productivas, no pueden seguir un esquema como el mencionado. Si imaginamos una empresa de producción porcina que ha ido creciendo, y tiene actualmente en siembra 2000 Has. de maíz, 1000 Has. de soya para abastecer de materia prima su planta de alimentos balanceados para animales (ABA) que será la que suministre alimento a sus granjas de Sitio 1, Sitio 2 y Sitio 3, cuyos animales son sacrificados en la propia planta de beneficio, y que los subproductos son procesados en una planta de harina propia, podemos darnos cuenta de la gran variedad de procesos productivos que maneja esta empresa, y, si tienen un volumen grande de operaciones será aun más complicado tener al día los inventarios en los distintas granjas, los indicadores de producción en las distintas granjas y plantas industriales, los procesos productivos que se están llevando y por tanto los impactos financieros que se originan de las variadas actividades productivas que son diferentes día a día. Se hace extremadamente difícil imaginar tener el control de esta empresa manejando un software para la producción porcina, otro para la planta de beneficio, otros para la planta de ABA, otro para la contabilidad de la empresa, otro para la gestión de inventarios; cada uno con distintas bases de datos, cada uno con usuarios distintos y cada uno con diferentes objetivos que no están interconectados de manera automática. Algo parecido nos podemos imaginar al pensar en una empresa dedicada a la producción avícola, en la que existan granjas de cría y levante, granjas de reproductoras, incubadoras, granjas de engorde, plantas de beneficio, plantas de despresado, plantas de productos cárnicos industrializados y planta de harinas; o en un grupo dedicado a la producción de carne de rumiantes en que existan fincas de recría, fincas de engorde, plantas de beneficio, plantas de desposte, planta de harinas y planta de ABA; o en empresas dedicadas un cultivo como el arroz con parcelas destinadas a la producción de semilla de arroz, parcelas destinadas a la siembra del arroz como grano, silos para su almacenamiento, planta empacadora de arroz. Mientras mas control se quiere tener sobre el circuito económico tiene que haber propiedad de un mayor número de componentes que integran la cadena, y esto indudablemente se presenta como un gran reto para lo que es el manejo eficiente de la información de todo el grupo. La complejidad para una empresa o un grupo con actividades económicas ampliamente variables y adicionalmente en grandes volúmenes, definitivamente requiere de un manejo de información que no puede darse como se ha mencionado anteriormente.

Ante este escenario, el ERP pareciera tener la solución a estos problemas. Un ERP (siglas de Enterprises Resources Planning, planificación de recursos empresariales) es una plataforma tecnológica que comprende una serie de escenarios de la gestión de la empresa, que va mucho más allá de la obtención de información de sectores particulares de ésta, por el contrario, involucra toda la gestión de dicha empresa, desde el abastecimiento y movimiento de materiales entre distintos centros y almacenes, pasando por los movimientos relacionados con la producción, hasta la estimación de costos e impactos financieros que ocurre como consecuencia de cada uno de estos movimientos. Al tener toda esta información sobre una misma plataforma tecnológica, sobre una misma base de datos, la información en tiempo real deja de ser una utopía, y por tanto las decisiones gerenciales que se tomen estarán basadas en la situación precisa que en ese momento esté atravesando la empresa. Si tomamos como ejemplo un grupo económico que produce maíz, lo dirige a sus silos y de aquí va a una planta propia de obtención de harina de maíz, o a una planta propia de alimentos balanceados, ya no será necesario que el gerente de producción de los silos tenga que llamar por teléfono al gerente de producción de los campos para enterarse de cuanto maíz estará llegando un día particular; caso similar para los de la planta de ABA y para los de la planta de harinas. Adicionalmente, el equipo financiero no tendrá que estar llamando telefónicamente al equipo de producción de las distintas plantas para conocer los volúmenes exactos de producción. Toda esta información estará disponible en el ERP para los distintos equipos, en tiempo real. Ejemplos de los ERP más populares son SAP, Oracle, Sage, Infor y Microsoft.

Un buen ERP, para integrar toda la información que se genera durante la gestión de la empresa agrícola, pecuaria y/o agroindustrial, debe ser bien implementado. Es este el motivo por el cual los resultados de la implementación del mismo ERP ejecutado por empresas distintas proveedoras de ERP, puede resultar en experiencias de usuario muy diferentes. La experiencia de estas empresas juega un papel crucial, especialmente en cuanto al conocimiento que tengan de la actividad económica en la cual se da la implementación. Empresas que implementen ERP en agricultura en general tienen los conocimientos suficientes acerca de la actividad, lo cual les permite entender la forma en que se deben implementar los distintos módulos que integran el ERP. El diseño de cómo generar el proceso productivo, la definición de centros de costos y centros de beneficio, para poder vincular todo movimiento productivo con los movimientos financieros requieren de un sólido conocimiento de la actividad económica, no será igual la implementación en industrias de manufactura que en industrias dedicadas al agro. Adicionalmente, un buen ERP debe estar en capacidad de poder interactuar con software altamente especializados que, en un principio, manejen información que no está contemplada manejar en el propio ERP. Por ejemplo, en agricultura los drones utilizan sistemas de geoposicionamiento y de manejo de imágenes que generan información importante en cuanto a la presencia de plagas y enfermedades en cultivos, o de estado nutricional de los cultivos. Difícilmente, en la actualidad, hay ERP que generen esta información. La primera solución a este problema es que el ERP tenga la capacidad de extraer la información generada por los drones e integrarla con lo que tenga que ver con aplicaciones de agroquímicos (su compra y su movimiento entre almacenes de la empresa) para el control de plagas y enfermedades, o con la aplicación de fertilizantes.

Toda empresa requiere de un cuerpo gerencial dinámico que tome las decisiones que van configurando los éxitos. Estas decisiones necesitan ser soportadas por información de calidad, por información en tiempo real, tanto del mercado como de la propia empresa. En el siglo XXI, con toda la tecnología de la información existente, no es posible que las decisiones en la gerencia se tomen sin tener una verdadera imagen de lo que está ocurriendo en la empresa. Justamente para evitar que eso ocurra, el ERP puede ser visto como una poderosa herramienta y un gran aliado que contribuya en la toma de las mejores decisiones.

 

Ing. Agr. Hernán E. Laurentin T. (M. Sc., Ph. D.)

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